Program proACTION powstał jako odpowiedź na obserwowane problemy związane z zarządzaniem działaniami w organizacjach. Przez działania rozumiemy tutaj wszelkiego rodzaju aktywności, które podejmuje organizacja w celu rozwiązywania występujących problemów (działania korygujące), zapobiegania im oraz doskonalenia się. W tych wszystkich przypadkach zachodzi konieczność śledzenia stanu podejmowanych aktywności, określania odpowiedzialności oraz gromadzenia informacji w celu późniejszej analizy oraz z myślą o tworzeniu organizacji uczącej się, z sukcesem wdrażającej koncepcję lessons learned.

Wszystkie organizacje mające do czynienia z działaniami podejmowanymi przez zespoły robocze lub indywidualnie stykają się z podobnymi problemami:

• działania są podejmowane bez wcześniejszego zaplanowania,
• ich przebieg nie jest wystarczająco nadzorowany (brak informacji o statusie działań)
• odpowiedzialności nie są przypisane w wystarczającym stopniu a jeżeli już są, to ich egzekwowanie po-zostaje niezadowalające
• gromadzone dane nie są w wystarczającym stopniu analizowane ilościowo, co powoduje, że podejmowane działania są niewłaściwie adresowane, zwiększając ryzyko pojawienia się podobnych problemów w przyszłości
• w analizie problemów zbyt małą wagę przykłada się do analizy jakościowej, co wynika z braku „wiedzy zbiorowej” organizacji; w rezultacie częstokroć szuka się rozwiązań, które już kiedyś wdrożono i zweryfikowano

Rozwiązania zaproponowane w programie proACTION nie gwarantują, że wszystkie te problemy znikną. Jednak w połączeniu z rosnącą świadomością członków organizacji program proACTION może stać się doskonałym narzę-dziem do gromadzenia oraz analizy informacji o problemach i podejmowanych działaniach.

Podstawowe funkcje programu:

• Rejestracja problemów wraz z pełnym opisem
  W omawianym znaczeniu słowa problem nie należy rozumieć wyłącznie w znaczeniu negatywnym, lecz raczej w kontekście angielskiego słowa issue (zagadnienie, temat). Oznacza to, że problemem jest nie tylko reklamacja, ale również projekt udoskonalania linii technologicznej czy cykl działań zmierzających do wyłonienia nowego dostawcy. Podejście takie jest również zgodne z japońską filozofią kaizen, która dowodzi, że każdy nawet najpoważniejszy problem organizacji jest okazją do doskonalenia.

• Listy wielofunkcyjne
  Jednym z najsilniejszych mechanizmów aplikacji proACTION są listy wielofunkcyjne, umożliwiające użytkownikom wyświetlanie tylko tych informacji, które są im potrzebne oraz w formie i kolejności, które im odpowiada. Listy generowane przez program umożliwiają między innymi selekcję problemów według dowolnego kryterium i wyświetlanie list zawierających takie dane, jak:
  -    reklamacje zewnętrzne
  -    problemy będące wynikiem audytów
  -    problemy przypisane określonej osobie
  -    problemy o określonym statusie (np. jeszcze nie rozpoczęte lub w trakcie realizacji)
  -    problemy dotyczące pojedynczego klienta
  -    problemy dotyczące wybranego obszaru (np. zakładu, linii produkcyjnej)
  -    problemy przypisane do określonego procesu

• Rejestrowanie i nadzór nad działaniami
  Do każdego problemu można przypisać listę działań a do każdego działania przypisać osobę odpowiedzialną. Dzięki wbudowanym mechanizmom powiadamiania wybrane osoby w organizacji mogą dzięki temu uzyskiwać informacje o terminowości realizowanych czynności oraz ich aktualnym statusie:

• Definiowanie zespołów problemowych wraz z przypisywanie odpowiedzialności
  Do każdego problemu można przypisać zespół. W skład zespołu mogą wchodzić wszyscy zarejestrowani użytkownicy programu. Do każdego członka zespołu można przypisać jego rolę w ramach danego problemu oraz określić, czy będzie powiadamiany o nowych zdarzeniach związanych z tym problemem.

• Reguły powiadamiania
  Osoby należące do zespołu są powiadamiane o zmianach zachodzących w danym problemie. Powiadomienia mogą być generowane w wyniku aktywności użytkowników (np. zmiana statusu problemu, podjęcie nowych działań itp.) lub na skutek zaistnienia określonych warunków (np. przekroczenie planowanego terminu realizacji).
  
  Powiadamianie może odbywać się 2 drogami – poprzez wygenerowanie komunikatu w zakładce Wiadomości lub poprzez przesłanie wiadomości e-mail o odpowiedniej treści. Poniższy rysunek przedstawia zawartość okna Wiadomości Użytkownika, któremu przypisano dwa nowe problemu:

• Wizualizacja statusów w listach problemów i działań
  Program umożliwia zdefiniowanie kolorystyki dla różnych statusów działań, co z kolei pozwala na szybką identyfikację zadań nowych, w trakcie realizacji, weryfikowanych itp. Kategorie statusów działań są definiowalne na poziomie użytkowym programu w powiązaniu z metodyką PDCA.

• Słowniki użytkownika
  We wszystkich przypadkach, w których ma to uzasadnienie wartości w polach dotyczących problemów i działań są wybierane z list słownikowych definiowanych przez użytkowników. Na przykład pole Źródło problemu w opisie problemu może przyjąć tylko jedną wartość z wcześniej zdefiniowanej listy. Dzięki takiemu rozwiązaniu zapewniona zostaje standaryzacja wprowadzanych informacji, co ułatwia późniejszą ich selekcję i wyszukiwanie (np. niemożliwe staje się wystąpienie błędu literowego w nazwie klienta, które później uniemożliwiałoby uwzględnienie problemu na liście dotyczącej tego klienta).

• Moduły językowe
  Program oferuje obecnie dwa interfejsy językowe: polski i angielski. Interfejs jest przypisany indywidualnie do określonego użytkownika, co pozwala na wygodne korzystanie z programu w organizacjach wielonarodowych. Na życzenie klienta możemy przygotować dalsze moduły językowe (w przygotowaniu: czeski i niemiecki).